TAAT Technologie Cyfrowe

Warto używać stylów

Każdy kiedyś stanął, lub wkrótce stanie, przed napisaniem jakiejś poważniejszej pracy. Na komputerze oczywiście. Bo w dzisiejszych czasach, nikt nie wyobraża sobie prac pisanych ręcznie. Ten artykuł pokazuje rzeczy oczywiste, których każde dziecko powinno się nauczyć, a których często niejeden profesor nie wie.

Przykłady z życia wzięte

Zdarzyło mi się wielokrotnie być uczestnikiem tego samego schematu: Jest do napisania praca (dyplomowa, magisterska czy referat) w określonym terminie. Poprawki nanosi się do ostatniej chwili. Ale kiedy już jest wszystko gotowe, znajduje się jeszcze kilka błędów.

I w tym momencie, zaczyna się tragedia. Wszystko się zaczyna rozłazić. Na wydruku widać, że coś się przesunęło, tekst się nie mieści na stronie, a pieczołowicie wypracowany wcześniej układ diabli biorą. Cała noc poprawek… Drukowanie wersji testowych do samego rana… Mało tego. Następnego dnia, sprawdzający nanosi kolejne korekty, rozkazuje zwiększyć interlinię, zmienić marginesy, i cała robota powtarza się od początku. Każdy kto może się już pochwalić wyższym wykształceniem – jak każdy Polak mądry po szkodzie – pewno powie: „Taak… skąd ja to znam…”.

Takich rewolucji można uniknąć, posiadając troszeczkę wiedzy, która jest bardzo łatwa do zdobycia, a jak pokazuje życie – nie jest na tyle intuicyjna, że każdy ją stosuje bez wcześniejszych instrukcji.

W każdym CV dumnie widnieje wpis „Umiejętność obsługi MS Office”. No bo przecież kto w dzisiejszych czasach nie potrafi używać edytora tekstów? Niestety, nie jest to pytanie retoryczne. Mało kto, potrafi używać go prawidłowo.

Większość ludzi po prostu włącza edytor tekstu i pisze. Zmienia czcionki kiedy potrzeba, klika przyciski dostępne na pasku narzędzi i tym sposobem doprowadza tekst do stanu, który wyglądem zadowala. Co w tym jest złego? A no właśnie to że wprowadzenie poprawek w taki dokument często kosztuje więcej pracy, a przede wszystkim nerwów, niż zrobienie całości na nowo.

Czym są style?

To że w edytorze tekstu można zmienić rozmiar czcionki (fachowo nazywany stopniem pisma), jej wygląd (zwany krojem) albo nadać efekty takie jak pochylenie czy pogrubienie (czyli profesjonalnie rzecz nazywając — wybrać odmianę pisma) każdy chyba wie.

Bardziej rozgarnięci zapuścili także do menu zmiany akapitu, gdzie zmieniają wartość interlinii i robią wcięcia dla poszczególnych partii tekstu.

Styl, to grupa atrybutów tekstu, którą można mu przypisać za jednym razem. Działa to w ten sposób, że użytkownik tworzy nowy styl, definiując jego atrybuty. Tymi atrybutami są takie opcje jak: krój pisma, jego stopień, odstęp przed i po akapicie, wielkości wcięć, sposób wypunktowania i wiele innych. Następnie styl przypisuje się danemu tekstowi, a ten przejmuje wszystkie ustawienia, określone w danym stylu.

Oczywiście, po utworzeniu, style można później modyfikować. I dokładnie w tym miejscu widać największy zysk. Na przykład, żeby zmienić wielkość liter we wszystkich nagłówkach, wystarczy edytować styl nagłówka i zmiany zostaną naniesione do wszystkich tekstów, które mają przypisany dany styl nagłówka. „Tradycyjną” drogą, trzeba by było zaznaczyć po kolei każdy element, zmienić mu wygląd, zaznaczyć kolejny itd., co przy pracy liczącej 100 stron, powtarzane 5 razy potrafi człowieka zrujnować psychicznie…

Sposób myślenia jest taki, że dla wszystkich części pracy dzielących ją na logiczne elementy należy utworzyć osobny style. Dla nagłówków, list, tabel, przypisów itd. Oczywiście, nie trzeba wszystkiego robić samemu od początku. Każdy edytor tekstowy pozwalający na pracę ze stylami, ma jakiś gotowy szablon zawierający style domyślne. Można takie domyślne ustawienia potem dowolnie zmienić, tak aby końcowy wygląd cieszył oko.

Z powyższych rozważań można wysnuć jeden bardzo ważny wniosek: wygląd na samym końcu. Na samym początku nie trzeba się przejmować tym, jak praca będzie ostatecznie wyglądała. Najważniejsze jest to aby przed zatroszczeniem się o wygląd, podzielić pracę na logiczne elementy przy użyciu stylów (tak, stylów, nie styli).

Przykład praktyczny

Poniższy przykład pokazuje jak użyć stylów w edytorze OpenOffice Writer. OpenOffice.org jest darmowy i z mojego doświadczenia wynika, że zachowuje się lepiej niż jego płatny odpowiednik — MS Word. Zachęcam do wypróbowania OpenOffice. Oczywiście, wszystkie poniżej opisane funkcje można także znaleźć w Wordzie, w trochę innych miejscach i pod innymi nazwami. Ale w obu przypadkach – w razie tarapatów – można się wesprzeć pomocą dostępną po naciśnięciu klawisza F1.

W każdej pracy jest jakaś z góry narzucona, taka czy inna struktura. Tytuł, rozdziały i podrozdziały, tabele, ilustracje, tekst właściwy itp.

Jak się zabrać za pisanie? Na początku oczywiście trzeba zrobić plan pracy, czyli wyznaczyć poszczególne elementy, które znajdą się w pracy, np.

Jak dobrze napisać pracę dyplomową (tytuł pracy)
Sprawy merytoryczne (Rozdział I)
Zbieranie materiałów (Podrozdział 1)
Analiza materiałów (Podrozdział 2)
...
Sprawy techniczne (Rozdział II)
Edycja tekstu i formatowanie (Podrozdział 1)
Wydruki i kopie (Podrozdział 2)
...

Widać, że jedne elementy są ważniejsze od innych, zajmują wyższe miejsce w hierarchii. Jak powiedzieć o tym edytorowi? Właśnie używając stylów. Każdemu elementowi należy przypisać odpowiedni styl.

W OpenOffice Writer, style są dostępne z menu Format > Style i formatowanie Wart zapamiętania jest klawisz skrótu F11, oraz bardzo przydatna opcja w menu kontekstowym (po kliknięciu prawym przyciskiem na akapit) — Edytuj styl akapitu. Można też użyć listy rozwijalnej z paska narzędzi, (gdzie zresztą, tuż obok znajdują się listy z krojem i rozmiarem, których najlepiej nie używać wcale).

Lista stylów na pasku narzędzi

Aby przypisać styl danemu akapitowi, należy go zaznaczyć (aby zaznaczyć akapit wystarczy kliknąć trzy razy w dowolnym jego miejscu) a następnie wybrać z listy odpowiedni styl. Czynność przypisania stylu należy powtórzyć dla wszystkich elementów. W oparciu o domyślne style, dla naszego przykładu należy przypisać następujące:

Jak dobrze napisać pracę dyplomową (Nagłówek 1)
Sprawy merytoryczne (Nagłówek 2)
Zbieranie materiałów (Nagłówek 3)
Analiza materiałów (Nagłówek 3)
...
Sprawy techniczne (Nagłówek 2)
Edycja tekstu i formatowanie (Nagłówek 3)
Wydruki i kopie (Nagłówek 3)
...

Wygląd się zmienia, pewno nie na wymarzony, ale najważniejsze, że struktura dokumentu, oprócz nas, zaczyna się stawać jasna dla samego edytora. Jakie są z tego korzyści? Pierwsza, taka, że w stylach są zapisane informacje o tym, jaki styl ma zostać użyty w następnym akapicie. Na przykład chcąc pisać teraz treść rozdziału „Zbieranie materiałów”, należy umieścić kursor na końcu wiersza i nacisnąć Enter. Program automatycznie zmieni styl na „Treść tekstu” i będzie wiedział, że ten element jest niżej w strukturze.

„Ale co z tego, przecież tekst wygląda tak samo, gdy użyję stylów i gdy ich nie używam”. W takim razie, teraz mały trik, który do styl i przekona największego sceptyka. Skocz na początek tekstu (Ctrl + Home) i wstaw spis treści (Wstaw > Indeksy i Spisy > Indeksy i spisy…).

Program wstawia spis treści, który automatycznie się aktualizuje, na podstawie użytych stylów. potęga tego rozwiązania polega na tym, że jeśli dopiszemy jakiś tekst, to tytuły rozdziałów znajdą się na innych stronach. Bez użycia stylów, musielibyśmy wszystkie strony w spisie ręcznie aktualizować, a przede wszystkim, ten spis generować ręcznie.

Tą samą technikę stosuje się go generowania bibliografii, spisów tabel, spisów rysunków i przypisów. Jak widać, użycie stylów jest w tym przypadku jedyną słuszną metodą. Użycie tradycyjnych technik tekstowych to samobójstwo już na samym początku.

Dlaczego się rozłazi?

Zwykle, winę za wszystkie nieoczekiwane zmiany wyglądu ponosi nieprawidłowe użycie białych znaków. Białe znaki, to te, które wpisujemy z klawiatury, ale na wydruku ich nie widać: np. spacje, znaki następnego akapitu (Enter) znak podziału strony itd.

Ze względu na czytelność wpisywanego tekstu, zaznaczanie tych białych znaków jest w edytorach domyślnie wyłączone. Być może dlatego większość samouków podąża złą drogą. Żeby zobaczyć białe znaki należy użyć przycisku Ikona znaków niedrukowalnych z paska narzędzi.

Teraz wszystkie białe znaki są teraz odpowiednio pokazane: spacje za pomocą kropek, znaki następnego akapitu za pomocą znaku Znak końca akapitu, a tabulacje (wcięcia) za pomocą strzałek. Oczywiście, na wydruku tych znaków nie będzie widać. Zostanie wyświetlony normalny tekst, co można sprawdzić włączając podgląd wydruku (Plik > Podgląd wydruku).

Taka mieszanina znaków nie wygląda zachęcająco, ale jest to bardzo przydatna funkcja, pozwalająca na precyzyjną edycję. Na dłuższą metę, trudno się bez niej obejść.

Na poniższej ilustracji widać najczęściej popełniane błędy: robienie wcięć za pomocą spacji i odstępów pionowych za pomocą kilkukrotnego naciśnięcia klawisza Enter. Choć po wyłączeniu wyświetlania znaków niedrukowalnych (Ctrl + F10) oba przykłady wyglądają tak samo, ale tylko lewy jest sformatowany prawidłowo. Zawiera on tylko dwa znaki następnego akapitu, co jest zgodne z prawdą. Prawy przykład zawiera dodatkowo kilkadziesiąt innych niepotrzebnych znaków, które to znaki właśnie powodują najczęściej błędy przy formatowaniu.

Spacjowanie i enterowanie

Dlaczego taka technika jest zła?

  1. Przy zmianach, wszystko niespodziewanie zmienia układ
  2. Poprawki tak sformatowanego tekstu są niezwykle pracochłonne

Pokusa enterowania

Aby zrobić kilka centymetrów przerwy pomiędzy tekstem, nie można oprzeć się pokusie, żeby po prostu nie wcisnąć kilka razy Enter. Bo tak chyba najłatwiej. Ale tylko na krótką metę. W przypadku jednostronicowego dokumentu, ta technika nie niesie dramatycznych skutków obocznych, poza tym, że nie można precyzyjnie określić wielkości tych odstępów.

Ale w przypadku edycji dokumentów wielostronicowych, najczęstszym efektem ubocznym enterowania jest przeniesienie niepotrzebnych enterów na następną stronę i powstanie pustego miejsca u góry następnej strony. Szczególnie, jeśli do następnych stron przechodzono enterując, zamiast wstawić podział strony.

Niepotrzebne entery na początku strony

Na poniższym przykładzie widać, że po dodaniu na pierwszej stronie dwóch nowych wierszy, puste wiersze wstawione za pomocą enterów przechodzą na następną stronę, powodując obniżenie się nagłówka i konieczność poprawek układu. Takie zjawisko nie ma miejsca w przypadku prawidłowego zastosowania stylów.

Niepotrzebne entery na początku strony

Jak prawidłowo manipulować odstępami?

Jak łatwo się domyśleć — wszystkie odstępy najłatwiej ustawić także na pomocą stylów. W oknie dialogowym mamy do wyboru ostępy w poziomie (marginesy i wcięcia) oraz odstępy pionowe – odstęp przed elementem (od góry akapitu) oraz za elementem (z dołu akapitu).

Poniższa ilustracja pokazuje różnice pomiędzy prawidłowo i źle sformatowanymi dostępami pionowymi.

Spacjowanie i enterowanie

Jeszcze kilka słów o szablonach

Na sam koniec, warto jeszcze wspomnieć o tym, że style stworzone w dokumencie można zapisać jako szablon. W przypadku MS Word, szablony mają rozszerzenie .dot, a w przypadku OpenOffice Writer — rozszerzenie .ott

Otwierając tak zapisany szablon, mamy dostępne swoje ulubione style i stworzenie schludnie wygladającego, złożonego dokumentu powinno zająć tylko kilka chwil.

Technika używania stylów jest bardzo powszechna we wszystkich edytorach tekstu. Zaawansowane programy do składu tekstu posiadają o wiele większe możliwości pozwalające modyfikować atrybuty tekstu.

Przy tworzeniu stron internetowych, użycie Kaskadowych Arkuszy Stylów (CSS jest najefektywniejszą techniką pozwalającą na zmiany wyglądu i zachowania tekstu oraz układu elementów, właśnie dzięki zastosowaniu metody grupowego przypisywania atrybutów — czyli właśnie stylów.